5 mitów o zarządzaniu placówką stomatologiczną, w które nadal wierzysz…
Każdego dnia współpracujemy z gabinetami stomatologicznymi w całej Polsce. Zaskakujące jest dla nas, że w wielu placówkach powtarzane są te same mity, które wdrażane w życie komplikują efektywny i skuteczny rozwój.
Nie zdajemy sobie sprawy, że przekazywanie tych mitów nie pozwala nam uwolnić się
z błędnego myślenia.
Pytanie, czy znasz takie mity i czy sam w nie wierzysz? Bierzemy pod lupę kilka z nich,
z którymi najczęściej się spotykamy w naszej pracy.
Sprawdź, co to za mity i przekonaj się, dlaczego nie są prawdziwe.
Po pierwsze – Im większa firma, tym większe zarobki.
Pierwszy mit, z którym staramy się walczyć prawie na każdym naszym szkoleniu, to przekonanie, że wielka firma ma zawsze większe zarobki.
Mocno utwierdzone w tym przekonaniu są gabinety małe i średnie, zatrudniające maksymalnie 20 osób. Czyli taka średnia klinika w Polsce.
Z drugiej strony podobnie podchodzą do tematu dużo większe placówki. Wychodzą
z założenia, że im większa placówka, to więcej pacjentów, większa liczba lekarzy, a więc też większe zyski.
To przekonanie nie jest do końca prawdziwe. Śpieszymy wyjaśnić.
Dlaczego?
Wpływa na to wiele czynników. Większa firma generuje nieproporcjonalnie większe koszty stałe, koszty wynagrodzeń oraz koszty laboratorium. To właśnie te składowe mają największy udział procentowy we wszystkich stałych kosztach kliniki, co wynika z naszych wieloletnich doświadczeń.
Skąd to wiemy? Wykonując Finansową Analizę Stomatologiczną (FAS). Zbieramy w jednym arkuszu przychody, koszty i inne wskaźniki, które mają bezpośredni wpływ na rentowność całej placówki medycznej.
To, co wpada do kasy ze strony pacjentów, to nie jest przecież czysty zysk firmy. Często nasze obliczenia nie są aż tak dokładne, jak nam się wydaje.
Teoretycznie pozwalają określić, czy firma zarabia, w rzeczywistości nie zdajemy sobie sprawy jak na ostateczny zysk wpływają poszczególne składowe.
Dodatkowym elementem, o których wiele osób nie myśli, jest fakt, że przy większej placówce rozbudowuje się też zespół administracyjny, który nie generuje przychodów, a jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania i rozwoju dużej firmy.
Często popełnianym błędem jest też brak naliczania i wypłaty wynagrodzeń lekarzy właścicieli, którzy niestety często swoim przychodem pokrywają rzeczywiste straty firmy.
Zatem łatwo o przesadzony entuzjazm. Przykład? Założenie aparatu ortodontycznego kosztuje 2500 zł. Koszty tego zabiegu z wynagrodzeniem operatora wyniosą 2000 zł, więc zysk z procedury to 500zł brutto, niestety poszczególne wizyty kontrolne przez kolejne 20 miesięcy są na stracie – 50 zł na każdej. To oznacza, że cała procedura leczenia ortodontycznego jest nieopłacalna.
Podobnie w przypadku wypełnień, gdzie największym problemem tej usługi jest czas. Wypełnienie za 300 zł może być opłacalne, ale w sytuacji kiedy trwa odpowiednio krótko.
Wystarczą precyzyjne obliczenia i Analiza Marżowości Usług, aby przekonać się jak to rzeczywiście wygląda.
Szybka kalkulacja pokaże, że zysk jest zdecydowanie mniejszy niż wielu się spodziewa. Częstym błędem w kalkulacjach jest przyjmowanie wartości kosztów pracy fotela na godzinę, czy kosztów stałych usłyszanych przez znajomych z branży. Koszty placówki powinny być precyzyjnie policzone indywidualnie dla każdej kliniki, bo 20 zł może zrobić wielką różnicę.
Rozwiązanie?
Analizując regularnie prowadzony FAS oraz jego wskaźniki, wiemy, gdzie należy wprowadzić zmiany, gdzie są nasze słabe i mocne strony. Co należy zmienić, by poprawić sytuację. Trzeba także obliczyć marżę – wykonać analizę marżowości usług. Sprawdzić, czy cena jest adekwatna, czy rzeczywiście zarabiamy na tej procedurze. Liczby nie kłamią i są wyznacznikiem, czy nie dokładamy do interesu, który wydaje się, że zarabia kokosy.
Naszym celem jest wprowadzenie narzędzi, które monitorują finanse w placówkach medycznych.
Wprowadzanie zmian jest zawsze najtrudniejsze. Ale później jesteśmy na bieżąco i nie musimy aż tak szczegółowo zastanawiać się nad każdym procesem. Umiejętne zarządzanie finansami usprawnia pracę placówki, ale też pokazuje, że czasami mniej znaczy więcej.
I choć słyszymy, że pewne procedury są po to by właściciel nie musiał tego robić lub dla prestiżu czy komfortu pacjenta – dokładanie do nich jest ekonomicznie nieuzasadnione, a dlaczego nie zarabiać na czymś na czym powinniśmy?
Po drugie – Na każdym zatrudnionym lekarzu zarabiasz
Ten z 5 mitów jest szczególnie popularny i bardzo często się powtarza.
W dobie braku lekarzy na rynku pracy, kliniki prześcigają się w ofertach by za wszelką cenę pozyskać do pracy lekarza. Wychodzą z założenia, że lepiej, żeby fotel pracował niż stał nieużywany. Stąd nadal na rynku możemy znaleźć oferty pracy dla lekarzy proponujące 50% lub więcej wynagrodzenia z obrotu.
Nie wiemy skąd biorą się takie oferty. Zarządzamy od 20 lat i dobrze wiemy, że już przynajmniej od 10 lat takie wynagrodzenia dla lekarzy to pierwszy krok do utraty rentowności. Zastanawiamy się, czy to jeszcze pozostałości po czasach, kiedy wszystkim placówkom żyło się lepiej, a może jest to brak świadomości szczegółowej sytuacji finansowej, co powoduje paniczny strach przed utratą lub niemożnością zatrudnienia lekarza.
Istnieją oczywiście sytuacje, kiedy świadomie decydujemy się na lekarza, który nie będzie generował zysków dla firmy, np. kiedy jest niezbędnym ogniwem w zespole interdyscyplinarnym.
Nie zmienia to jednak faktu, że i tacy lekarze mogą być rentowni.
Jesteśmy zdania, że warto dążyć do tego, by wyspecjalizowani lekarze byli zarówno zadowoleni ze swoich wynagrodzeń jak i przynosili profit firmie w postaci zysków.
Celem jest WIN-WIN, czyli wygrany – wygrany.
Za każdym pacjentem do kasy idzie właściciel, który dopłaca brakującą kwotę do interesu. Dlatego warto swoje finanse w firmie rozłożyć na czynniki pierwsze, żeby mieć świadomość, co wpływa na rentowność naszej placówki.
Po trzecie – Higienizacja zawsze się opłaca
Niektórzy uważają, że zabieg higienizacji zawsze jest opłacalny.
Prostujemy ten mit zawsze na dwa sposoby.
Wydaje się, że higienistki zarabiają mniej niż lekarze, zużycie materiałów i narzędzi do tych zabiegów nie stanowią istotnej części kosztów. Wszystko wskazuje na to, że ten zabieg musi być rentowny.
Natomiast nie zawsze i nie wszędzie.
Problem tkwi w czasie wykonywania procedur. Tik tak!
O ile zabieg wykonany w 30 min jest opłacalny, to ten wykonany w godzinę – niekoniecznie.
To samo tyczy się pracy lekarzy. Kluczem do sukcesu jest maksymalne skrócenie czasu wykonywania zabiegów, przy zachowaniu najwyższej jakości usług i obsługi klienta.
Kluczem do rentowności tego zabiegu jest znajomość faktycznej wartości, która stanowi koszt pracy fotela na godzinę. To do tej wartości należy się odnieść ustalając cenę i czas trwania zabiegu higienizacji.
Z drugiej strony warto przyjrzeć się kwestii wynagrodzenia higienistek.
Ku zdziwieniu wielu, gdy dokładnie przeliczymy wszystkie składowe wynagrodzenia, okazuje się, że wielokrotnie ich stawka za zabieg jest bliska wynagrodzeniu lekarskiemu. Do tego często spotykamy się z tym, że zabiegi higienizacji są wykonywane podczas etatowych godzin pracy, a właściciele zapominają, że ta godzina również ma swoją wartość.
Sumarycznie wówczas wynagrodzenie przekracza wynagrodzenie lekarskie.
Ale oczywiście nie chodzi teraz o to, żeby poobcinać wszystkim pensje. Chodzi o to by weryfikować rentowność proponowanych zabiegów, również pod względem tego, jakie składowe wchodzą w jego koszt i jak sobie z tym radzimy od strony organicznej.
Jeżeli proponujesz w swoim gabinecie higienizację, to sprawdź, jak to działa. Weryfikacja rentowności tego zabiegu poprawi po prostu wzrost Twojego biznesu.
Po czwarte – Rejestracja to tylko pani, która odbiera telefony
Jeżeli weźmiemy pod lupę rejestrację, to jak to działa? Mamy panią na stanowisku w rejestracji – siedzi, uśmiecha się, odbiera telefony. Obsługuje pacjentów, którzy wchodzą do kliniki.
Łatwo dociera do osób, na których nam zależy.
Tymczasem! Nie pierwszy raz przekonujemy, że rejestracja to pierwszy i najważniejszy kontakt z pacjentem. Każdy pacjent, który chce dostać się do konkretnego lekarza przejdzie przez rejestrację. Czy zatem nie jest to kluczowy kontakt?
Wiele osób nadal jednak uważa, że to tylko ładna pani, która odbiera telefony.
Czy to oznacza, że nie musimy szkolić pracowników rejestracji?
Absolutnie nie! Świetnie przygotowana rejestracja wykorzysta swój potencjał do działań biznesowych. To właśnie od rejestracji zaczyna się przygoda pacjenta z naszą kliniką.
Pytamy:
”Czy nawet jeśli bardzo podoba Ci się dana rzecz w sklepie, a zostaniesz źle obsłużony, to masz ochotę wrócić jeszcze raz do tego miejsca, by zrobić zakupy?”
Oczywiście możemy przyjąć, że jest to sytuacja hipotetyczna. Podchodząc jednak do tematu bardziej merytorycznie: nikt nie lubi wracać do miejsca, gdzie został źle obsłużony.
Nie pozwólmy zatem pacjentowi zrezygnować z leczenia zanim trafi do gabinetu lekarskiego.
Po pierwsze, możemy przeprowadzić sprzedażową rozmowę telefoniczną, która przekona pacjenta, że to właśnie do nas powinien trafić. Następnie zarejestrować go na wizytę i przeprowadzić przez proces kompleksowego leczenia.
Skuteczne wzorce postępowania z pacjentem, korzystanie z ustalonych procedur, dają rezultaty i przekładają się na ilość pacjentów kontynuujących leczenie.
Przemyślana strategia jest kluczowa.
Jeżeli więc uważasz, że w rejestracji pani ma odbierać tylko telefony, to marnujesz potencjał tego strategicznego miejsca w firmie.
Profesjonalna rejestracja to pierwszy sposób na obalenie tego mitu.
Drugi sposób to dalsze wykorzystanie potencjału rejestracji. Np. terminarze wizyt też są w rękach pracowników tego miejsca. Dobrze zarządzane zapełnią fotele w gabinetach. A to przecież ma bezpośredni wpływ na zyski placówki.
Najlepsza rejestracja to profesjonalna rejestracja.
Samo posiadanie rejestracji jako miejsca, lady i telefonu, mija się z celem.
Pacjent to klient, któremu trzeba zaserwować obsługę, która go przyciągnie. Przekona do leczenia. Dlatego warto przeszkolić pracownika by rozumiał pacjenta, umiał dostrzec jego potrzeby, potrafił odpowiednio zareagować.
Po piąte – grafik pracy asystentek zawsze będzie ruchomy
Szafowanie godzinami pracy, wiecznie ruchomy grafik, odwoływanie dyżurów, nagłe zmiany w grafiku pracy lekarzy. Te wszystkie rzeczy wpływają na grafik pracy asysty. Musi on być zatem ruchomy.
To mit. Niektórzy uważają, że grafik asystentek musi być elastyczny, ponieważ ich praca uzależniona jest od wielu zmiennych. I wierzą w to dlatego, że sami wprowadzają te zmiany.
Ciągły ruchomy grafik, niestabilne godziny pracy powodują, że wiele osób na stanowisku asysty nie odczuwa satysfakcji z pracy, są sfrustrowane, niezadowolone. Poszukują nowej pracy.
Gdy mówimy o stałym grafiku pracy asystentek, często słyszymy:
„To niemożliwe”.
Można ułożyć stały grafik dla asystentek, zgodny z potrzebami firmy. Zapewniający zawsze asystę wszystkim lekarzom.
Jak to zrobić?
Podstawową kwestią jest ustabilizowanie grafiku pracy lekarzy. Zakładając, że każdy tydzień lekarski wygląda w ten sam sposób, to nie ma żadnych przeciwskazań, aby grafik asystentek był również stabilny.
Stabilność tego grafiku ma wpływ nie tylko na pracę, ale również na życie prywatne personelu średniego. A to zwiększa satysfakcję z pracy.
Nasze doświadczenia mówią, że niestabilność grafiku pracy lekarzy (który wpływa na grafik asysty) wynika z braku planowania urlopów i często ze swobodnego podejścia do układania grafiku przez właścicieli, którzy nie czują potrzeby planowania życia prywatnego, szkoleń. To wszystko ma bezpośredni wpływ na grafik pracy innych osób – głównie asystentek.
Nie mówimy o sytuacjach nagłych, urlopach nieprzewidzianych, które wpływają na zmianę grafiku. To się dzieje w każdej firmie i jest zupełnie normalne. Takie zmiany nie są odczuwalne tak bardzo jak wiecznie ruchomy grafik.
Warto sobie uświadomić, że często w przypadku grafików, one oddziałują na siebie, są od siebie zależne. Dlatego polecamy, aby trochę poeksperymentować.
Gdy słyszymy, że to nie działa, to pytamy, czy to fakt, czy opinia. Na jakiej podstawie wysnuwamy takie twierdzenia? Są to nasze własne przypuszczenia, jednostkowe, czy szersze informacje?
Nawet jeśli u kogoś coś nie działa, to nie oznacza, że u Ciebie to rozwiązanie się nie sprawdzi.
Podsumowując, oto 5 mitów na temat zarządzania placówką stomatologiczną:
- Im większa firma, tym większe zarobki.
- Na każdym lekarzu zatrudnionym zarabiasz.
- Higienizacja zawsze się opłaca.
- Rejestracja to tylko pani, która odbiera telefony.
- Grafik pracy asystentek zawsze będzie ruchomy.
Jeśli myślisz inaczej, robisz dobrze. 😊
Do przeczytania.
